וואטסאפ עסקי לעורכי דין: מה מגדירים ומי עונה
מי שצריך עורך דין לא תמיד רוצה להתקשר. הוא רוצה לכתוב. הודעה בוואטסאפ מרגישה קלה, פרטית ולא מחייבת.
לכן וואטסאפ הוא היום ערוץ מרכזי לפניות. אבל בהרבה משרדים הוא מנוהל כמו טלפון אישי. הודעות מתערבבות עם המשפחה. אף אחד לא יודע מי ענה. פנייה אחת נעלמת בין שתי שיחות אחרות.
המאמר הזה עובר על מה כדאי להגדיר. הוא מציג גם שלוש דרכים לעבוד עם וואטסאפ.
שלוש דרכים להשתמש בוואטסאפ
וואטסאפ רגיל. זה מה שיש לכולם. הוא בנוי לשיחות בין חברים. אין בו פרופיל עסקי. אין בו כלים לניהול פניות. המשרד עובד מהמספר הפרטי שלכם? זה לא מתאים.
וואטסאפ ביזנס. כלי חינמי של מטא לעסקים קטנים. הוא נראה כמעט כמו הרגיל. הוא מוסיף פרופיל עסקי. יש בו הודעות שנשלחות לבד, תשובות מוכנות ותוויות. למשרד קטן זו בדרך כלל נקודת ההתחלה הנכונה.
ממשק וואטסאפ של מטא (API). זה חיבור בין וואטסאפ למערכת אחרת. לרוב מחברים אותו דרך חברה שעושה את זה. הוא מתאים כשיש הרבה פניות ביום. הוא מתאים גם כשמחברים את השיחות למערכת פניות. יש בו הרבה אפשרויות. ההקמה שלו מסובכת יותר. הכללים של מטא להודעות ראשונות ולתבניות משתנים מדי פעם. לכן בודקים אותם מול הספק לפני שמתחילים.
אין דרך אחת שנכונה לכולם. משרד קטן יסתדר לרוב עם וואטסאפ ביזנס. משרד גדול, עם הרבה פניות, יצטרך את הממשק. מספר שכבר עובד בוואטסאפ ביזנס צריך מעבר לפני החיבור. בודקים את זה מראש.
מה מגדירים בוואטסאפ ביזנס
פרופיל עסקי. שם המשרד כמו על השלט. תחומי עיסוק, כתובת, אתר ושעות פעילות. מה שכתוב בפרופיל הוא פרסומת לפי כללי הלשכה. לכן לא כותבים שכר טרחה. לא כותבים "ייעוץ ראשוני ללא עלות". ולא מבטיחים תוצאה. פירטנו במאמר מה מותר ומה אסור לפרסם.
הודעת פתיחה. היא נשלחת לבד למי שכותב לראשונה. כדאי שתהיה קצרה. מה התקבל, מתי חוזרים, ומה עושים אם זה דחוף. למשל: "שלום, תודה שפניתם למשרד. ההודעה התקבלה, ונחזור אליכם עוד היום בשעות הפעילות." בלי מחיר ובלי הבטחות.
הודעת היעדרות. היא נשלחת מחוץ לשעות הפעילות. אפשר לקבוע לה לוח זמנים. היא אומרת מתי המשרד חוזר לענות. מי שפנה לא נשאר בשקט.
תשובות מהירות. הודעות מוכנות שנפתחות בהקלדת סימן. הן מתאימות לשאלות שחוזרות. כתובת, שעות, איך קובעים שיחה. הן חוסכות זמן. עדיין מתאימים אותן לכל מי שפנה, לפני שליחה.
תוויות. מסמנים כל פנייה. חדשה, ממתינה לחזרה, נקבעה שיחה, לא רלוונטית. כך רואים במבט אחד מה פתוח. זה פשוט, וזה עוזר יותר ממה שנדמה.
חיבור מודעות בפייסבוק ובאינסטגרם לשיחה
במטא אפשר לבנות מודעה עם כפתור. הכפתור פותח שיחת וואטסאפ עם המשרד. מי שלוחץ מקבל הודעה כתובה מראש. הוא רק צריך לשלוח אותה.
יש בזה יתרון. השיחה כבר פתוחה, ואפשר לענות מיד. יש גם חיסרון. חייבים לענות, ומהר. על הקמפיינים שלנו: פרסום ממומן לעורכי דין.
כדאי להתאים את הודעת הפתיחה למודעה. המודעה שואלת על פיטורים? אז ההודעה הראשונה לא שואלת באיזה תחום מדובר.
מי עונה ומתי
זו ההחלטה החשובה מכולן. לפני שמפעילים את הערוץ, קובעים שלושה דברים.
מי עונה. שם אחד. שלושה רואים את השיחה? כל אחד מניח שהשני ענה.
מתי. שעות קבועות, שכתובות בפרופיל. עורך דין בדיון לא יכול לענות. לכן קובעים מראש שני חלונות ביום. בהם חוזרים לכל ההודעות.
מה קורה בסוף שבוע ובערב. הרבה פניות מגיעות אז. הודעת היעדרות טובה מרגיעה את מי שפנה. עד שחוזרים אליו.
למה זה חשוב? מי שמחפש עורך דין כותב לעיתים ליותר ממשרד אחד. מי שחוזר ראשון מקבל לרוב את השיחה. פירטנו את זה במאמר למה פניות הולכות לאיבוד. רוצים שכל פנייה תגיע למשרד? קראו על פניות שמגיעות ישר למשרד.
סודיות: מה לא עושים בהודעה הראשונה
עורך דין חייב לשמור על חיסיון וסודיות כלפי לקוחותיו. גם מי שכותב לראשונה סומך עליכם. הוא כותב בלי לחשוב על זה. לכן יש כמה כללים פשוטים.
לא מבקשים מסמכים רגישים בהודעה הראשונה. לא חוזים. לא תעודות זהות. לא מסמכים רפואיים או כספיים.
לא מבקשים בצ'אט את כל הסיפור. שני משפטים מספיקים. הם מראים אם זה התחום של המשרד. את השאר מספרים בשיחה.
מישהו שולח בעצמו הרבה פרטים? מודים לו. מציעים להמשיך בשיחת טלפון. כשברור שהוא לקוח, אפשר להחליט על ערוץ למסמכים.
אנחנו סוכנות שיווק ולא עורכי דין. במקרה גבולי, ההכרעה בשאלות סודיות היא שלכם.
לתעד כל פנייה
שיחה בוואטסאפ נראית כמו תיעוד. היא לא. אפשר למחוק אותה בטעות. וקשה למצוא בה משהו אחרי חודש.
לכן רושמים כל פנייה במקום אחד. תאריך ושעה, שם, טלפון, תחום ומצב. בלי פרטי התיק. גם גיליון פשוט מספיק. כך בודקים פעם בחודש כמה זמן לקח לחזור. רואים גם מאיפה הגיעו הפניות.
אצל הלקוחות שלנו, פנייה מטופס במודעה נרשמת מיד. היא גם מגיעה לטלפון ברגע שנכנסה. אפשר לראות את זה בעמוד פניות מהמודעה.
איך מתחילים
1. מפרידים מספר למשרד. לא המספר הפרטי.
2. מורידים את וואטסאפ ביזנס ומגדירים פרופיל.
3. כותבים שתי הודעות קצרות. הראשונה לפתיחה, השנייה להיעדרות.
4. מגדירים ארבע תוויות.
5. קובעים מי עונה ומתי.
6. שולחים לעצמכם בדיקה מטלפון אחר. רואים מה מקבל מי שפנה.
שוקלים קמפיין שמביא פניות? המסלולים במחירון.
רוצים עוד טיפים כאלה? הצטרפו לקבוצת הפייסבוק שלנו לעורכות ועורכי דין