סינון לידים לעורכות ולעורכי דין: איך יודעים מהר אם פנייה מתאימה
בקצרה: סינון מהיר של לידים הוא חמש שאלות, תמיד באותו סדר: במה מדובר, איפה, האם יש מועד קרוב, מי הצד השני, ומה הפונה רוצה עכשיו. התשובות מחלקות כל פנייה לאחת משלוש קבוצות: מתאים, אולי, לא מתאים. לכל קבוצה יש פעולה קבועה. וכל החלטה לסרב לפנייה, חוץ מפנייה שאינה בתחום, נשארת בידי עורך או עורכת הדין.
למה לסנן בכלל
כל ליד לוקח זמן. שיחה, הקשבה, שיחה חוזרת. כשהזמן הזה הולך לפנייה שלא תהפוך לתיק, הוא לא הולך לפנייה שכן.
אבל סינון לא אומר לענות פחות. כל פנייה מקבלת תשובה מהירה, כמו שכתבנו במאמר למה פניות הולכות לאיבוד. הסינון קובע רק כמה זמן היא מקבלת אחרי התשובה הראשונה.
חלק מהסינון קורה עוד לפני שמישהו מתקשר. המודעה והעמוד אומרים במה המשרד עוסק, ומי שלא מתאים מבין לבד. כתבנו על זה בעמוד פניות שמגיעות ישר אליכם. המאמר הזה עוסק במה שקורה אחרי שהליד כבר הגיע.
חמש השאלות, לפי הסדר
הסדר חשוב. השאלה הראשונה יכולה לסגור את הסינון, ואז לא צריך את הבאות.
1. במה מדובר? במשפט אחד. אם זה לא התחום שלכם, עוצרים כאן.
2. איפה? איפה גר הפונה, ואיפה יתנהל העניין. משרד שעובד באזור אחד יודע אם זה רחוק מדי.
3. יש מועד קרוב? דיון, מכתב שהגיע, תאריך שצריך לעמוד בו. מועד קרוב לא פוסל. הוא קובע שחוזרים היום. ואם נראה שהמועד כבר עבר, זו לא החלטה של מי שעונה לטלפון.
4. מי הצד השני? אם נראה שיש מניעה לייצג, למשל כי הצד השני לקוח של המשרד, מעבירים את זה לעורך או לעורכת הדין. רק הם מחליטים לסרב בגלל זה.
5. מה הפונה רוצה עכשיו? ייצוג, או רק להבין מה המצב. שני הדברים לגיטימיים, אבל הם מובילים לשיחות שונות.
ועוד שאלה אחת בסוף: איך הגעת אלינו. עליה בהמשך.
את השאלות האלה אפשר לשאול בטלפון, בוואטסאפ, או בטופס עצמו. גם מי שאינו עורך/ת דין יכול לשאול אותן. איך בונים את המענה הזה כתבנו במאמר מענה טלפוני במשרד.
טבלת החלטה: מה עושים עם כל תשובה
| מה שמעתם | קבוצה | מה עושים |
|---|---|---|
| התחום שלכם, באזור, אין מניעה | מתאים | שיחה עם עורך/ת הדין היום, וקביעת פגישה |
| התחום שלכם, ויש מועד קרוב | מתאים, דחוף | שיחה עם עורך/ת הדין עוד היום, לפני כל השאר |
| התחום שלכם, אבל רחוק או לא ברור | אולי | שיחה קצרה עם עורך/ת הדין, שמכריע/ה |
| נראה שהמועד כבר עבר | אולי | נשאר לעורך/ת הדין. לא סוגרים בלי שיחה איתו או איתה |
| רק רוצה להבין, בלי כוונה לפעול עכשיו | אולי | הסבר קצר, ורישום למעקב במועד שתקבעו |
| לא התחום שלכם | לא מתאים | הודעה מנומסת והפניה, ראו נוסח למטה |
| נראה שיש מניעה לייצג | אולי, עד אישור | עורך/ת הדין בודק/ת. רק אחרי אישור: הודעה מנומסת, בלי פרטים על הסיבה |
הקבוצה "אולי" היא החשובה. כאן קל לאבד לידים טובים, כי אף אחד לא החליט עליהם. כלל פשוט: "אולי" לא נשאר "אולי" יותר מיום. עורך או עורכת הדין מכריעים, והפנייה עוברת לאחת משתי הקבוצות האחרות.
מה לא שואלים בשלב הסינון
הסינון צריך להיות קצר. לכן יש דברים שלא מבקשים בו:
- מסמכים, חוזים או צילומים
- מספר תעודת זהות
- את כל הסיפור, עם כל הפרטים
- פרטים רפואיים או כספיים
שני משפטים מספיקים כדי לדעת אם זה התחום. את השאר מספרים בשיחה עם עורך או עורכת הדין. גם במאמר וואטסאפ עסקי למשרד המלצנו לא לבקש מסמכים רגישים בהודעה הראשונה.
השאלה האחרונה: איך הגעת אלינו?
השאלה הזאת עוזרת בשני דברים.
הראשון הוא מדידה. כשיודעים מאיפה הגיע כל ליד, רואים איזה מקור מביא פניות שמתאימות. נחזור לזה במאמר אחוז סגירה.
השני קשור לכללי האתיקה. סעיף 11ב(א) בכללי האתיקה המקצועית של הלשכה אוסר לתת שירות משפטי ללקוח שהפנה גוף שאינו עורך דין, שפועל למטרת רווח ומפרסם ברבים מתן שירותים משפטיים. אם הפונה מספר שהגיע דרך גוף כזה, כדאי לעצור ולבדוק את הנוסח המלא לפני שממשיכים.
נוסח מוכן למי שלא מתאים
מי שלא מתאים עדיין פנה אליכם, ועדיין יכול לספר עליכם לאחרים. תשובה מנומסת ומהירה שומרת על השם של המשרד.
לא התחום: "תודה שפנית אלינו. המשרד שלנו עוסק ב[תחום], ולכן לא נוכל לעזור בעניין הזה. כדאי לפנות לעורך/ת דין שעוסק/ת ב[תחום הפונה]. בהצלחה."
עם הפניה למשרד שאתם מכירים: "תודה שפנית. זה לא התחום שלנו, אבל אנחנו מכירים עורך/ת דין שעוסק/ת בדיוק בזה: [שם וטלפון]. אפשר לומר שהגעת דרכנו."
כשיש מניעה לייצג, ורק אחרי אישור של עורך/ת הדין: "תודה שפנית. מסיבות מקצועיות לא נוכל לטפל בעניין הזה. כדאי לפנות לעורך/ת דין אחר/ת בהקדם, במיוחד אם יש מועד קרוב."
בנוסח השלישי לא מסבירים את הסיבה, כי היא עלולה לחשוף מידע על לקוח אחר.
לרשום למה ליד לא התאים
כאן נמצא הערך הגדול של הסינון, וקל לדלג עליו. כשפנייה נסגרת בלי תיק, רושמים את הסיבה בקוד אחד:
| קוד | משמעות |
|---|---|
| תחום | לא התחום של המשרד |
| אזור | רחוק מדי |
| מועד | המועד עבר, לפי החלטה של עורך/ת הדין |
| מידע | רק רצה להבין, לא לפעול |
| מניעה | יש מניעה לייצג, באישור עורך/ת הדין |
| לא זמין | לא ענה אחרי כמה ניסיונות |
| משרד אחר | בחר/ה במשרד אחר |
אחרי חודש סופרים את הקודים. אם רוב הלידים שלא התאימו הם "תחום", המודעה או העמוד לא ברורים מספיק, וזה משהו שאפשר לתקן. אם רובם "לא זמין", כדאי לבדוק כמה זמן עובר עד שחוזרים. את הרשימה הזאת כדאי להעביר למי שמנהל לכם את הפרסום הממומן, כי היא אומרת לו מה לשנות.
מה קורה עם "מתאים"
ליד מתאים עובר לשיחה עם עורך או עורכת הדין. מה אומרים בשיחה הזאת, ובאיזה סדר, כתבנו במאמר תסריט לשיחה ראשונה עם לקוח פוטנציאלי. ופנייה שקבעה מועד לשיחה חוזרת נרשמת כך שלא תישכח, כמו שמוסבר במאמר מעקב אחרי פניות ושיחות חוזרות.
טעויות שחוזרות
- לסנן לפני שעונים, ולכן לא לענות ללידים שנראים חלשים
- לשאול את כל השאלות גם כשהראשונה כבר סגרה את העניין
- להשאיר פניות בקבוצת "אולי" בלי החלטה
- לסרב בגלל מועד או מניעה בלי שעורך/ת הדין ראה את זה
- לבקש מסמכים כבר בשיחה הראשונה
- לא לענות בכלל למי שלא מתאים
- לא לרשום למה ליד לא התאים
רוצים עוד טיפים כאלה? הצטרפו לקבוצת הפייסבוק שלנו לעורכות ועורכי דין