אחוז סגירה: כמה פניות הופכות לתיקים, ואיך מודדים את זה במשרד
בקצרה: אין מספר אחד נכון לאחוז סגירה. הוא משתנה ממשרד למשרד, מתחום לתחום, וממקור למקור. מה שכן אפשר לעשות הוא למדוד את המספר שלכם: כמה פניות הגיעו, כמה הפכו לשיחה, כמה לפגישה, וכמה לתיק. כשמודדים כל שלב בנפרד, רואים איפה הפניות נעצרות, ויודעים מה לבדוק.
מה זה אחוז סגירה
אחוז סגירה הוא החלק מהפניות שהפך לתיק. אם מתוך עשר פניות נפתח תיק אחד, אחוז הסגירה הוא עשרה אחוזים.
המספר הזה חשוב כי הוא קובע כמה עולה לכם תיק. במאמר כמה עולה פנייה חדשה לעורך דין הבאנו את החשבון: "אם מתוך עשר פניות נפתח תיק אחד, ופנייה עולה 30 שקלים, התיק עלה 300 שקלים בפרסום." אותה פנייה, באחוז סגירה אחר, נותנת תיק במחיר אחר לגמרי.
ארבעה שלבים, לא מספר אחד
מספר אחד לא אומר איפה הבעיה. ארבעה שלבים כן:
1. פנייה: מישהו השאיר פרטים או התקשר.
2. שיחה: דיברתם איתו בפועל.
3. פגישה: נקבעה פגישה, והוא הגיע.
4. תיק: נחתם הסכם שכר טרחה.
בין כל שני שלבים יש מעבר, ולכל מעבר יכולה להיות סיבה אחרת לנפילה. מי שלא הגיע לשיחה יכול ליפול על זמינות. מי שדיבר ולא קבע פגישה, על השיחה עצמה. מי שנפגש ולא חתם, על ההצעה או על ההתאמה.
גיליון חודשי מוכן
פתחו גיליון עם השורות האלה, ומלאו אותו מתוך רשימת הפניות:
| שלב | כמה | חלק מהשלב הקודם | סיבה, כשלא התקדם |
|---|---|---|---|
| פניות שהגיעו | |||
| פניות שהפכו לשיחה | שיחות חלקי פניות | ||
| שיחות שהפכו לפגישה | פגישות חלקי שיחות | ||
| פגישות שהפכו לתיק | תיקים חלקי פגישות | קוד סיבה לכל פגישה שלא נסגרה | |
| אחוז סגירה כולל | תיקים חלקי פניות |
בעמודת הסיבה של שלב הפגישה, רושמים לכל פגישה שלא הפכה לתיק קוד אחד: שכר טרחה, בחר/ה במשרד אחר, החליט/ה לא לפעול, לא מתאים אחרי שראינו מסמכים, עוד מחליט/ה. השלב הזה הוא האחרון והיקר, כי כבר השקעתם בו שיחה ופגישה. לכן חשוב לדעת למה הוא נעצר.
ועוד גיליון אחד, לפי מקור:
| מקור | פניות | תיקים | הערה |
|---|---|---|---|
| מודעה בפייסבוק או באינסטגרם | |||
| גוגל | |||
| המלצה מלקוח | |||
| הפניה ממשרד אחר | |||
| אחר |
הגיליון השני מראה משהו שהראשון לא מראה. מקור אחד יכול להביא הרבה פניות ומעט תיקים, ומקור אחר מעט פניות שרובן נסגרות. כדי למלא אותו צריך לדעת מאיפה הגיעה כל פנייה, ולכן כדאי לשאול את זה בכל שיחה.
מתי המספר אומר משהו
שתי סיבות לחכות לפני שמסיקים מסקנות.
הראשונה היא זמן. פנייה לא הופכת לתיק באותו יום. במאמר על עלות פנייה כתבנו שהתיק נמדד אחרי חודשיים, "כי זה הזמן שלוקח לפנייה להפוך לתיק". לכן את הפניות של חודש מסוים סופרים רק חודשיים אחרי שהוא נגמר. חודש שנמדד מוקדם יותר ייראה נמוך מדי, רק כי חלק מהפניות שלו עוד לא הספיקו להחליט.
השנייה היא כמות. באותו מאמר כתבנו שמחיר פנייה אומר משהו "אחרי כעשרים פניות. מתחת לזה המספר הוא רעש ולא מסקנה". אותו היגיון חל כאן, ובחוזקה רבה יותר, כי תיקים מעטים יותר מפניות. משווים רק אחרי שהצטברו מספיק תיקים כדי שהמספר יהיה יציב.
וגם אז, שינוי במספר לא אומר בהכרח מה גרם לו. הוא סימן לבדוק, לא הוכחה.
איפה הפניות נעצרות, ומה בודקים
| איפה יש נפילה | מה כדאי לבדוק | איפה כתבנו על זה |
|---|---|---|
| מפנייה לשיחה | כמה זמן עובר עד שחוזרים, ומי עונה בזמן דיון | מענה טלפוני, פניות שהולכות לאיבוד |
| הרבה פניות לא מתאימות | אם המודעה והעמוד אומרים בבירור במה אתם עוסקים | סינון לידים |
| משיחה לפגישה | אם השיחה נגמרת עם יום ושעה | תסריט לשיחה ראשונה |
| מי שאמר "אחשוב על זה" | אם מישהו חוזר אליו במועד שנקבע | מעקב אחרי פניות |
| מפגישה לתיק | מה חוזר בעמודת הסיבה: שכר טרחה, משרד אחר, התאמה | אצלכם, בפגישה |
הטבלה הזאת מראה למה מספר אחד לא מספיק. שני משרדים עם אותו אחוז סגירה יכולים לאבד פניות בשלבים שונים לגמרי, ולצרוך תיקונים שונים לגמרי.
מה עושים עם המספר
הוא מאפשר לתכנן. במאמר על עלות פנייה הראינו: "משרד שרוצה חמישה תיקים, וסוגר אחד מכל עשר פניות, צריך חמישים פניות." ו"באותו תרגיל, משרד שסוגר אחד מכל עשרים צריך פי שניים."
כלומר, אחוז סגירה כפול מוריד את מחיר התיק בדיוק כמו פנייה שעולה חצי. וחלק מהשלבים שמשפיעים עליו נמצאים במשרד עצמו: המענה, השיחה והמעקב. את החישוב לתחום שלכם אפשר לעשות במחשבון עלות לפנייה ולתיק.
אחוז הסגירה תלוי גם בפנייה שמגיעה. איך אנחנו בונים את המודעה ואת הדף שהיא מובילה אליו: פרסום ממומן לעורכות ולעורכי דין.
אל תשוו למשרד אחר
אחוז סגירה של משרד אחר אומר מעט על שלכם. תחום שונה, אזור שונה, מקור פניות שונה. פנייה מהמלצה של לקוח ופנייה ממודעה הן שני דברים שונים.
ההשוואה הנכונה היא לעצמכם, אותו מקור מול אותו מקור, ורק אחרי שהצטברו מספיק תיקים.
מה צריך כדי להתחיל
- רשימה אחת שבה נרשמת כל פנייה, עם מקור ושלב
- שדה "מה קרה" לכל פנייה, שמתעדכן
- קוד סיבה לכל פנייה שנסגרה בלי תיק
- שעה קבועה בחודש למילוי הגיליון
- אדם אחד שאחראי עליו
בלי רישום, אין אחוז סגירה. איך בונים רישום כזה בלי מערכת גדולה כתבנו במאמר מעקב אחרי פניות ושיחות חוזרות. ומה כדאי למדוד מעבר לזה מופיע בעמוד פניות שמגיעות ישר אליכם.
טעויות שחוזרות
- למדוד רק פניות, ולא מה קרה איתן
- למדוד חודש לפני שעברו חודשיים מסופו
- להסיק מסקנה ממעט תיקים
- להשוות למספר ששמעתם ממשרד אחר
- לכבות מקור שמביא פניות יקרות בלי לבדוק כמה תיקים הוא הביא
- לא לרשום מאיפה הגיעה כל פנייה, ולמה פגישה לא נסגרה
רוצים עוד טיפים כאלה? הצטרפו לקבוצת הפייסבוק שלנו לעורכות ועורכי דין